Organisez-vous pour partir en congé l’esprit tranquille !

Il faut se préparer pour passer de bonnes vacances, c’est-à-dire organiser son travail pour partir à l’aise le jour J.

Pour ceux qui vont partir dans quelque temps en congé, la question de leur préparation est un vrai sujet.

Il faut y mettre de la méthode, pour peu que vous soyez sûrs d’en prendre cette année durant l’été.

Certes, la situation n’est pas tout à fait la même selon que vous soyez un employé lambda ou un chef de division ou encore à la tête d’une direction.

Dans l’hypothèse où vous avez quelques responsabilités, c’est peut-être déjà le moment de tout mettre en ordre pour que votre intérim soit assuré correctement, pour pouvoir profiter au moins un peu de vos vacances même s’il est presque sûr que votre BlackBerry (ce bureau qu’on emmène à la maison et qui ne permet plus de justifier qu’on n’a pas reçu un e-mail) restera allumé.

Vous avez donc intérêt à vous préparer. Ce qui suppose de bien vous organiser (toujours). Ce mois-ci, faites le point sur l’ensemble des dossiers en cours, déterminez lesquels seront achevés, quels autres devront être gérés et lesquels enfin pourront facilement être délégués et donc oubliés…

Choisissez dès à présent la ou les personne(s) chargées du suivi (et qui ne seront pas en congé en même temps) de chaque dossier identifié. Si possible, briefez ce/cette collaborateur/trice dès à présent, en lui permettant d’identifier l’état actuel de chaque dossier, son avancement, les actions futures à réaliser, les différents intervenants et les procédures d’urgence.

Plus vous serez précis, sans pour autant dépasser le niveau stratégique, plus il/elle sera armé(e) pour vous seconder efficacement.

C’est surtout un travail à réaliser avec votre collaborateur/trice de confiance, véritable antenne-relais qui pourra centraliser tous les dossiers. C’est généralement elle ou lui qui sera à même de déclencher l’action d’urgence… ou de vous appeler sur votre numéro personnel pour vous demander de rentrer dare-dare ! Ca ne s’invente pas.

le manager doit bien s’organiser pour réussir son départ en vacances, préparer les congés avec méthode, en mettant tout en ordre pour que l’intérim soit correctement assumé par le relais. Ainsi, faire le point sur les dossiers et les différents intervenants, former ou informer les collaborateurs/trices qui gèreront en son absence, préparer dès à présent les plannings, prévoir des rétroplannings documentés pour connaitre l’état d’avancement de chaque dossier à J moins x jours, clarifier toutes les procédures d’urgence.

A ces éléments décisifs s’ajoute la nécessité de prévenir ses différents interlocuteurs de son absence.

Lorsque les plannings sont mis à jour régulièrement avec les partenaires (clients, fournisseurs, consultants, etc.), il est possible de les informer assez rapidement d’une possible ou certaine vacances à un moment précis. Cela permet de réactualiser les calendriers et la relation est « gagnant-gagnant ».

Dans d’autres cas, des relations plus informelles peuvent préparer une absence, à moins d’informer simplement par retour d’e-mail automatique, tout en précisant la durée de l’absence, la date de retour, les coordonnées de la personne référent qui prend le relais. Ceci fait, vous pourrez certainement, en bon manager, partir en congés… votre smartphone pas très loin ! Si vous n’êtes pas manager…

Petit questionnaire : A-t-on tous le droit aux congés payés ? Heureusement oui, tout salarié a droit aux congés payés, dès lors qu’il a passé au moins 6 mois dans l’entreprise.

La durée légale de congés auxquels le salarié peut prétendre est de 1,5 jour par mois travaillé. (2 jours/mois pour les salariés de « – 18 ans » d’après le Code du Travail).

Maintenant que le droit est sauf, comment l’employé peut-il préparer ses congés ? Certainement, comme les managers, en mettant de l’ordre dans ses dossiers.

S’il a un bon supérieur hiérarchique, la pression est déjà telle qu’obligation lui est faite de tout terminer à temps, d’assurer des reportings.

Autrement dit, son travail est déjà contrôlé, ce qui est déjà, normalement, une source de tracas en moins au moment de préparer son départ.

D’un autre, il est plus facile pour quelqu’un de la direction ou du département de prendre le relais : généralement, plusieurs personnes occupent un même type de poste ou un même niveau hiérarchique à N-1 ou N-2.

Evidemment, il vaut mieux se mettre à jour pour tout dossier qui aurait pris du retard, soit du fait de l’employé soit à cause (oui, oui, ça arrive !) de son supérieur, soit du fait des clients, fournisseurs et autres aléas.

Pourquoi ? Certainement aussi pour s’éviter des devoirs de vacances ou une trop grosse pression dans la semaine (généralement épuisante) qui précède le départ.

Certains se sont déjà entendu dire : « Vous voulez partir ? Vous terminez ce dossier, je ne veux rien savoir ! ».

Ce système de pression, parfois payant pour ce qui est du rendement (quoique au prix d’un stress assez « inacceptable »), ne vous empêche que dans de rares cas de partir au soleil .